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Cultura Paperless, la empresa del futuro será sin papel!

Cultura Paperless, empresas y oficinas sin papel

¿Somos realmente conscientes de la cantidad de papel que utilizamos a diario en nuestra empresa? En Europa, se calcula que una persona usa entre 250 y 300 kilos de papel al año. Este consumo tiene un costo ambiental y económico. La necesidad cada vez mayor de las empresas de ser rentables, eficientes y respetuosas con el medio ambiente, explica el creciente interés por la Cultura Paperless en las empresas. Pero el desconocimiento de las ventajas que supone la digitalización de documentos y procesos, explica seguramente que todavía muchas empresas no han conseguido eliminar el papel de sus entornos de trabajo.

Así que vamos a repasar:

  • Las ventajas de las oficinas sin papel.
  • ¿Cómo lograr una oficina sin papel?
  • Los obstáculos hacia las oficinas sin papel.

Las ventajas de las oficinas sin papel

¿Por qué apostar por una cultura paperless?

Más allá del impacto medioambiental positivo que supone la reducción / eliminación del consumo de papel en su empresa, la digitalización de documentos trae muchas más ventajas a la oficina paperless.

SEGURIDAD & FIABILIDAD

  • Mayor seguridad de la información: El almacenamiento digital permite tener controlada toda la información y administrar el acceso, restringirlo sólo a las personas autorizadas.
  • Conservación garantizada: la digitalización de documentos, junto con la implementación de sistemas de backup local o en la nube (copias de seguridad), evitará el deterioro y pérdida de información y de documentos importantes para la empresa. Unos estudios indican que el 5 % de los documentos en papel se pierden.

PRODUCTIVIDAD

  • Mayor productividad. La gestión documental digitalizada facilita los procesos de búsqueda, consulta y gestión de la información. Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar si se almacenan en la nube. Además varias personas pueden consultar o editar un mismo documento a la vez y podemos saber en cualquier momento quién los ha modificado y cuándo.
  • Simplifica la firma de documentos y contratos. Podemos firmar documentos electrónicamente desde cualquier lugar, reduciendo el plazo de cierre de acuerdos o la firma de contratos laborables…
  • Trabajo colaborativo. Facilita el trabajo en equipo sobre un mismo documento, presentación… y facilita su distribución al resto de la empresa, sin necesidad de recurrir a las copias físicas en papel.
  • Trabajo remoto. La digitalización permite a las empresas favorecer el teletrabajo de sus empleados.
  • Mejora la eficiencia del servicio de atención al cliente. Ya que puede tener a mano toda la información que necesita y consultarla de manera rápida. Se calcula que se tardan unos 18 minutos en encontrar documentos en papel.
  • Permite automatizar tareas: se puede clasificar documentación, registrar firmas electrónicas y capturar los metadatos. Lo que reduce también los errores humanos.

OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS

  • Optimización del espacio: Reducir el espacio físico de almacenamiento, es la más evidente e inmediata de todas las ventajas.
  • Optimización de recursos. El almacenamiento digital evita los costes de impresión, de envío postal y destrucción del papel. Y facilita ciertos procedimientos del RGPD.

REDUCCIÓN DE GASTOS

  • La digitalización de documentos permite reducir gastos: ya no se compra tanto papel, tintas y recambio de las impresoras. Y no necesitamos mantenimiento de las impresoras.

MEJORA ENTORNO DE TRABAJO

  • La digitalización da paso a oficinas más limpias y ordenadas y por consecuencia a un mayor espacio físico disponible.

Pero no nos cansamos de repetirlo, como cualquier cambio, conseguir una oficina sin papel tomará tiempo y requerirá un cambio gradual en la cultura de su empresa. Entonces,

¿Cómo lograr una oficina sin papel? Los pasos a seguir.

¿Cuáles son los pasos a seguir para reducir el uso del papel en su oficina?

Al igual que para otros proyectos de transformación digital, podemos usar el método SeedUp:
1. ENTENDER. Realizar un análisis de la situación actual de la empresa.
2. DEFINIR. Proponer una hoja de ruta inicial con primeras acciones.
3. DESPLEGAR. Priorizar y gestionar los cambios y proyectos de transformación, y medir resultados para APRENDER.
Estas fases forman parte de un ciclo iterativo, que nos permite, entre otras ventajas, conseguir una adaptación regular a circunstancias cambiantes o aprovechar el output de cada ciclo para volver a planificar un paso más allá…

ENTENDER /// ANÁLISIS & MAPEO DE PROCESOS

Tras una evaluación preliminar del alcance del proyecto, lo más importante es realizar un análisis detallado de la situación de madurez digital  y de los procesos operativos de la empresa.

Antes de iniciar un proyecto de digitalización es muy importante realizar un audit detallado de los procesos operativos de la empresa. Incluye la definición de objetivos, ámbito, recursos, estrategia, y un análisis del impacto de la adopción a nivel de negocio y la organización, además de la creación de un comité de personas internas que apoyará el proyecto.

Objetivos:

  • Conocer los objetivos estratégicos de la empresa
  • Formar de un comité / equipo de proyecto
  • Acordar una agenda de reuniones
  • Obtener una visión global y muy detallada de los procesos de negocio de la empresa debidamente validados por cada responsable de área.
  • Hacer un diagnóstico de las herramientas usadas actualmente
  • Hacer un diagnóstico del uso del papel en cada area de la empresa. Se compartirá esta información con los empleados para favorecer su participación al cambio.
  • Elaborar un primer documento de “Situación actual y objetivo”

DEFINIR /// PLAN & ESTRATEGIA

En base a la fase preliminar de análisis, se debe realizar una hoja de ruta del cambio. Este plan incluirá:

  • Establecer nuevos protocolos: es necesario definir cómo se va a a trabajar, cómo va ser el proceso de transición, cuándo y cómo vamos a hacer copias de seguridad y cómo vamos a garantizar seguridad y confidencialidad. Parte de estos protocolos formarán parte del plan de RGPD.
  • Asignar responsabilidades: también deberíamos elegir los responsables del mantenimiento del sistema.
  • Una dirección comprometida: al igual que en todos los procesos de cambios, en necesario tener el compromiso de la dirección para llevar a cabo esta transición hacia la empresa sin papel.
  • Asignar un presupuesto: el presupuesto debe responder a las preguntas sobre el tipo de almacenamiento, el espacio digital necesario, la compra de herramientas (escáner) y softwares
  • Entrevistar posibles proveedores de soluciones de digitalización o softwares.

DESPLEGAR /// LAS INICIATIVAS

El plan será diferente para cada empresa, pero es muy probable que en la fase de definición se valore:

1. Dónde se va a almacenar la información: ¿Se guardarán los archivos en su red local o en la nube? Será un cloud privado, público o híbrido? Esta selección va a depender de las necesidades y recursos de su empresa. En cualquier caso de realizarán copias de seguridad.

2. La elaboración de un protocolo de gestión documental: crearemos protocolos y políticas, como por ejemplo, la lista de permisos de acceso… Además este punto también es uno de los requisitos de la RGPD.

3. Digitalizar todos los documentos actuales. Tenemos dos opciones: escanear y digitalizar una gran parte (o la totalidad) de los documentos anteriores, lo que implica mayor tiempo y recursos, o decidir realizar la transición a un sistema sin papel a partir de un momento determinado.
En cualquier caso, debemos construir un archivo digital, definir con el equipo cómo organizar los archivos electrónicos, y definir un plan de acción para poner en marcha un proceso de escaneo continuo.

4. Digitalizar los documentos entrantes: a partir de este momento, todo documento que entre en la empresa debe ser escaneado y archivado en a la base digital, al ser posible de manera automatizada.
NB: En este paso, es importante involucrar a sus clientes y proveedores para favorecer la entrada de documentos digitales versus papel (Ej: bancos)

5. Otros pasos a seguir:
Tal y como hemos comentado antes, el personal debe obtener la formación necesaria para este tipo de tareas, protocolos y herramientas nuevas.
Revisión y auditoría: gestionar y controlar el plan es una fase importante del proceso. Hay que asegurarse de que loes responsables y los equipos siguen los protocolos definidos, no encuentren problemas y han conseguido cambiar su forma de trabajo de manera correcta y óptima.

¿Cómo lograr una oficina sin papel? Las herramientas.

Dependiendo de sus procesos operativos, cada empresa necesitará unas herramientas o softwares diferentes para realizar su transición hacia la empresa sin papel. Pero la mayoría necesitarán:

Almacenamiento en la nube
Cada vez más empresas deciden pasar a la nube. Permite tener toda la información organizada y controlada. Además, favorece la colaboración y aumenta la productividad, como hemos visto anteriormente.

Sistema de gestión documental
A parte del espacio de almacenamiento digital, la empresa debe dotarse de herramientas de gestión documental, que facilite la organización, gestión y búsqueda de archivos digitales.

Firma electrónica
También se necesitará una firma electrónica que disponga de validez jurídica.

Certificado digital
Necesitará un certificado digital para realizar trámites administrativos a través de Internet, con total seguridad y tranquilidad.

Herramientas de criptografía (para garantizar la seguridad)

Escáner: elegir un escáner que tenga alta definición y una gran velocidad.

Los obstáculos hacia las oficinas sin papel

Hemos visto en introducción que la digitalización de documentos trae muchas más ventajas a la oficina sin papel, pero hasta conseguirlo es probable que su empresa encuentre ciertos obstáculos, como por ejemplo:

La cultura de la empresa y los procesos habituales
Al igual que para otros proyectos de transformación digital, la cultura actual y la resistencia al cambio puede suponer un freno. Es mucho más fácil seguir haciendo como hemos hecho siempre, que de cambiar nuestra manera de trabajar. Ya estamos acostumbrados. Por ejemplo, usar la impresora resulta fácil. Por eso será clave la información y la formación de todos los empleados, para que se involucren en el cambio y sean parte del mismo.

La gestión de los órganos legislativos
No todas las entidades y procesos del Estado están digitalizados y ciertas gestiones burocráticas deben ser realizadas de forma presencial y en formato papel.

El presupuesto
Si a medio, largo plazo, la digitalización supone un ahorro, al principio implica una inversión para por ejemplo adquirir los software y herramientas que permitirán a la empresa transformarse en una empresa más digital y sin papel.

Inicie su viaje hacia la empresa sin papel

Ya son muchas las empresas que piensan en convertirse en empresas / oficinas sin papel. Saben que obtendrán ventajas. Conseguirán mejorar su productividad, fomentar la colaboración y serán más sostenibles, algo fundamental para las nuevas generaciones, que buscan trabajar para empresas que tengan un impacto medioambiental positivo.

¿Hablamos de la digitalización de su empresa?